La Inspección General de Personas Jurídicas (IGPJ) ha puesto en relieve la imperiosa necesidad de que asociaciones civiles y fundaciones cumplan con el trámite de rúbrica de libros, un procedimiento fundamental para garantizar la validez legal y la trazabilidad de su documentación institucional. Este requisito, que abarca la validación de nuevos libros sociales y la reposición de aquellos deteriorados o extraviados, es un pilar esencial en la formalidad de estas entidades.
La IGPJ opera a través de servicios específicos para cada tipo de organización, asegurando que actas, registros de asistencia, libros contables e inventarios posean el valor probatorio indispensable dentro del marco legal. La ausencia de libros rubricados, por el contrario, socava la credibilidad de los registros internos, abriendo la puerta a conflictos y discrecionalidad, y comprometiendo la estabilidad institucional.
Procedimiento para asociaciones civiles
Para las asociaciones civiles, el proceso de rúbrica se adapta a tres escenarios distintos, cada uno con una serie de requisitos claramente definidos.
En el caso de asociaciones de reciente constitución, se debe presentar una nota formal dirigida al Inspector o Inspectora General, indicando la dirección de la sede social. A esta nota deben acompañarse los libros sociales básicos: actas de asambleas (con transcripción del acta constitutiva, estatutos aprobados y decreto), actas de comisión directiva, registro de asistencia, registro de socios y los libros contables pertinentes (caja o diario, e inventario y balance).
Cuando se requiere la rúbrica de nuevos libros debido a la finalización de los anteriores, la entidad debe presentar una nota de estilo explicando el motivo, los libros nuevos debidamente rotulados y, sin excepción, la entrega de los libros anteriores para su correspondiente cierre.
Ante situaciones de extravío o deterioro de libros, es indispensable adjuntar una nota de estilo, los nuevos libros con su rótulo correspondiente y un certificado de extravío emitido por la Policía de San Juan, en el que se especifique el número o los números de los libros denunciados.
Particularidades para fundaciones
Las fundaciones, por su parte, deben presentar los libros inherentes a su estructura: actas del Consejo de Administración, registro de asistencia, libro de reunión anual especial (con transcripciones del acta de fundación y aprobación de estatutos), junto con los libros contables —caja e inventario y balance—. Adicionalmente, si los hubiere, deben adjuntarse los estados contables vencidos. En todos los casos, se requiere una nota de estilo dirigida al Inspector o Inspectora General, consignando el domicilio legal de la fundación.
Aspectos administrativos y claves para el trámite
La IGPJ ha establecido un arancel de 36 Unidades Tributarias por cada libro a rubricar, un costo que debe ser considerado por las entidades. Asimismo, se subraya la obligatoriedad ineludible de que cada libro esté debidamente rotulado con el nombre de la entidad y su identificación específica. Este último punto, a menudo desatendido, puede ser un factor determinante en la celeridad del trámite.
El inicio de este procedimiento se efectúa de manera presencial en la Mesa de Entradas de la IGPJ, localizada en Santa Fe 58 Oeste, segundo piso, Núcleo 2, con la totalidad de la documentación requerida.
La normativa que rige estos servicios se fundamenta en la Ley 150-A, la cual define el funcionamiento y la organización de la Inspección General de Personas Jurídicas, una dependencia del Ministerio de Gobierno.
Para resolver dudas, la IGPJ ofrece atención telefónica al 264 4936894, de lunes a viernes en el horario de 7:30 a 12:30. Además, dispone de los correos electrónicos Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. para consultas por escrito.
