El Gobierno de Mendoza reglamentó de manera integral el funcionamiento del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), una herramienta que será de uso obligatorio en todo el ámbito del Poder Ejecutivo provincial. La medida quedó formalizada a través del Decreto 1080, publicado este lunes en el Boletín Oficial, con el objetivo de unificar los criterios para la administración de documentos, expedientes y registros digitales dentro del Estado.
La normativa establece un marco único para la producción, circulación, conservación y consulta de la documentación oficial. Entre sus principales disposiciones, fija procedimientos para la creación, firma, digitalización, archivo, resguardo y acceso a los documentos electrónicos, además de definir las responsabilidades de los distintos usuarios que operan dentro del sistema.
Cómo funcionará el sistema
El reglamento determina la estructura de administración del GDE y asigna funciones específicas a administradores centrales, jurisdiccionales y locales. Asimismo, establece distintos niveles de permisos de acceso y contempla medidas de seguridad vinculadas con la firma digital, el uso de credenciales personales y mecanismos de control destinados a proteger la información pública.
Uno de los aspectos centrales de la reglamentación es que todos los documentos oficiales deberán generarse y firmarse mediante el módulo GEDO, integrado al sistema GDE. Cada actuación contará con una identificación única y una numeración correlativa anual, mientras que el documento electrónico será considerado el original válido a todos los efectos administrativos y legales.
Expedientes electrónicos y documentación reservada
La norma también regula el funcionamiento de los expedientes electrónicos, estableciendo procedimientos para su identificación, caratulación, tramitación, pases entre dependencias, consultas, notificaciones y archivo. Además, incorpora mecanismos para digitalizar documentación en papel y para reconstruir expedientes físicos en casos de pérdida o deterioro.
En relación con las actuaciones reservadas, el decreto dispone que será necesario justificar formalmente la restricción de acceso y obtener las autorizaciones correspondientes de las autoridades competentes. El sistema permitirá definir qué usuarios podrán consultar o intervenir en cada trámite de carácter reservado.
Validez legal y transformación digital
Otro punto destacado es el reconocimiento de la validez jurídica de las notificaciones electrónicas, que pasarán a integrarse al procedimiento administrativo habitual. Las comunicaciones realizadas a través del sistema tendrán efectos legales y quedarán registradas digitalmente.
La reglamentación se sustenta en la Ley Provincial 9625, que declaró la transformación digital como política pública del Estado mendocino y otorgó plena validez jurídica a la documentación electrónica. También toma como referencia la Ley Provincial 9003 de Procedimiento Administrativo y la Ley Nacional 25.506 de Firma Digital.
Con este nuevo marco normativo, el Ejecutivo provincial apunta a fortalecer la trazabilidad, seguridad, transparencia y uniformidad de los procesos administrativos, reduciendo la dependencia del soporte papel y consolidando un modelo de gestión completamente digital.
